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软件开发 >> 书籍资料文档扫描系统

一、 概述

文档影像技术是随着计算机网络技术、数据库技术、影像技术、行为科学技术等多门类边缘学科的发展而逐步发展起来的新一代管理技术;
文档影像是指以先进的影像技术为基础,配合相关的系统硬件,将纸面文档转换成电子影像文件;
文档影像管理系统是指对经影像化处理的文档完成索引、查询、调阅、批改、存储等功能的一整套解决方案,通过方案的实施能有效地解决传统手工纸面凭证管理所无法解决的难题。

二、 目的

通过建立文档影像管理系统,引入新一代的文档管理技术,为企业建立书籍资料的影像资料库,以达到加强原始书籍资料资料的管理、提高管理效率、降低管理成本、实现资料的快速查询及共享的目的。
通过书籍资料资料影像文档管理系统的建立,为日后企业的其他资料和内部的纸面文档的影像化管理树立一个参考范例。

二、 系统结构拓扑图



二、 实施方案建议

整体方案的实施分建立系统、开展扫描加工服务两大部分。
4.1.基础数据
从项目开始到年底,企业的书籍资料有约1万份。需要在一个月内完成数据处理,查询系统投入运行。
4.2.处理模式
对企业的书籍资料处理,我们建议集中处理。各部门的书籍资料,统一集中在数据加工中心进行,数据统一存放在,原始书籍资料统一存档。
4.3.系统结构
为了节省投资和有效利用系统,建议企业的书籍资料集中扫描处理和存放,索引数据和影像文件服务器集中在客户服务中心的数据中心管理,然后各网点的通过的内部宽带网络连接到数据中心,查询所需要的书籍资料。

4.5.系统功能及结构建议如上所述,系统主要配置见下表:

注1:以上配置中带“*”号的设备可由用户自行准备。
注2:为更清晰显示图像文件,工作站的显示器建议在19英寸以上。
4.6.该实施方案的费用由以下两大部分组成:
4.6.1.搭建上述系统软件及系统硬件所产生的费用由用户一次性承担;
4.6.2.每月按我公司完成的扫描服务的数量进行核算,即我公司按每张纸收取一定的处理费用,处理费用单价按实际需要处理的资料数量另行核算。
4.7. 该实施方案的验收标准由两部分组成:
47.1. 我公司向用户提供的文档影像管理系统按需求分析中的技术要求进行验收;
4.7.2.提供的扫描服务按归档的影像文件的数量、图像质量、准确性及完整性进行验收。

五、实施工作安排及工作量

5.1.文档影像系统实施
5.1.1.为了顺利开始或完成预计的工作,需要客户及时提供下列依赖条件:
● 有关书籍资料管理与利用的方法;
● 及时提出意见并与相关技术人员讨论;
● 在为企业开发的软件试运行时提供有关运行环境。
5.1.2.实施进度
根据实际需求,由双方协商,另行确定。
5.1.3..实施过程:
5.1.3.1.业务调研:对企业的书籍资料管理业务进行调查分析。系统建立和修改的详细需求将通过讨论会和预备会议收集。所有的系统建立和修改的需求将列在系统客户化说明书上。用户会审核这个文档并将反馈意见给技术人员。一旦双方确定并达成一致,所需作的修改将会并入文档。
5.1.3.2.工作流程重定义:根据科学的管理方法,结合客户的实际业务,重新定义书籍资料管理的流程,为系统的顺利实施提供业务的可能性。
5.1.3.3.软件客户化:技术将根据需求说明对本系统软件进行必要的修改。在修改的软件提交到用户前,技术人员将进行全面的测试以保证修改后系统的高质量性和稳定性。
5.1.3.4.系统安装。系统安装包括服务器端安装和客户端安装。在数据中心,技术人员技术顾问将系统软件和数据库安装到特定的WIN
NT服务器和客户工作站上。在系统安装时技术人员和用户共同完成用户标识符设置、存取控制定义和表定义。为便于扫描仪操作的测试,扫描仪功能也将同时设置。如果在影像系统的数据未建立完整时进行查询,会出现查询不到相应的影像文件,数据不全的对外查询系统,反而会影响系统的优质服务形象,所以对客户端的安装,建议在书籍资料资料基本处理完毕(只剩一个月的工作量),进行安装。
5.1.3.5.用户培训。技术人员采取间接培训的方法。在用户验收测试前挑选几个用户,通过一些简单的介绍课程和许多实际操作来学习这个系统。这些用户将参加用户测试并将在以后培训其他用户。
5.1.3.6.用户验收测试支持。UAT
将由用户来执行。测试的目的是证实系统的安装和修改是否达到了说明书的要求。因此我们极力建议用户的IT人员参与UAT的规划过程。技术人员将为用户提供技术支持以解决UAT过程中发现的问题。
5.1.3.7.系统运行。使用系统进行资料的扫描、索引建立、数据维护、业务查询。
5.1.3.8.售后服务。在开始实施其间,技术人员将提供现场支持以消除实施过程中的问题。软件升级,保护用户投资。
5.1.4.文档影像处理的具体工作流程是:
5.1.4.1. 文档整理。对需要扫描的书籍资料进行平整,清洁,清理杂物,拆封装,排放整齐,纸张数数。
5.1.4.2. 扫描。通过工程扫描仪对书籍资料进行扫描,核对扫描数量是否准确,防止漏扫。
5.1.4.3. 扫描QC。对扫描出来的图像进行检查,在图像质量差时重新扫描。
5.1.4.4. 文档封装。把扫描好的文档进行装订、封装、入库保存。
5.1.4.5. 索引。通过自动或手动建立索引记录。
5.1.4.6. 索引QC。对索引数据进行检查,防止数据出错。
5.1.4.7. 索引入库。把索引数据写入服务器数据库,影像文件写入文件服务器。
5.1.6. 系统实施工作量及人员估算:
系统顾问与客户化工作量:约2个人月,由索引的技术人员负责,具体工作量需要在项目实施前进一步论证。
5.2.扫描服务工作实施
5.2.1. 为了顺利开始或完成预计的工作,需要客户按时提供下列依赖条件:
● 提供工作所需要的相关硬件设施;
● 提供可容纳7个人同时工作的工作空间及相关资料的临时库房;
● 对资料的装订、保存及入库作明确的规定;
● 及时提出意见并与技术人员相关人员讨论;
● 及时向技术人员提供需要处理的相关资料。
本系统的扫描服务预计需要3个月左右,主要依据客户现有原始技术资料10万份和每周的工作日安排。
5.2.5.文档影像处理的具体工作流程:
5.2.5.1.文档整理。对需要扫描的文档进行整理,清理出杂物,拆封装,排放整齐,纸张数数,
5.2.5.2.扫描。通过高速扫描仪对文档进行扫描,核对扫描数量是否准确,防止漏扫。
5.2.5.3.扫描QC。对扫描出来的图像进行检查,在图像质量差时重新扫描。
5.2.5.4.文档封装。把扫描好的文档进行装订、封装、入库保存。
5.2.5.5.索引。通过自动或手动建立索引记录。
5.2.5.6.索引QC。对索引数据进行检查,防止数据出错。
5.2.5.7.索引入库。把索引数据写入服务器数据库,影像文件写入文件服务器。
5.2.5.8.归档。把积累的影像写入光盘保存,进行归档备份。
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